社内ノウハウ共有体制の強化！Google NotebookLMの活用方法を大公開✨
はじめに
弊社も当てはまるのですが、組織内の知識やノウハウを効果的に共有することは、業務効率を向上させる上で不可欠であることがわかっているものの多くの企業ではノウハウや知見の文章化・データベースかがうまくいっていないイメージがあります。
本記事では、Googleが新たに開発したAIツール「Google NotebookLM」を活用し、散在する情報を集約し、必要な時に適切な形で活用できるようにする方法についてご紹介します。
Google NotebookLMとは
Google NotebookLMは、Googleが開発した最新のLLMの技術を基盤とするソリューションです。今回このツールを使って、組織内に散在する様々な形式の情報を収集し、整理し、必要な時に最適な形で提供することを可能にします。
Google NotebookLMの主な特徴：
入力した情報に限定して出力を作成する
入力した情報の参照元を出力に記載してくれる
入力した情報を場面場面でON/OFFできる
社内ノウハウ共有の課題
弊社を含む多くの組織が直面している社内ノウハウ共有の課題には、以下のようなものがあります：
情報の散在：重要な情報が様々な場所（メール、チャット、文書など）に散在している。
知識の偏在：特定の個人に知識が集中し、組織全体で共有されていない。
情報の陳腐化：古い情報と新しい情報が混在し、最新の正確な情報を見つけるのが困難。
非構造化データの活用：メールやチャットなどの非構造化データから有用な情報を抽出することが難しい。
知識の標準化：個人の経験やノウハウを組織の知識として標準化することが困難。
Google NotebookLMを活用した解決策
Google NotebookLMは、これらの課題に対して革新的なアプローチを提供します。以下に、具体的な活用方法と期待される効果を説明します。
1. 情報の統合と集約
Google NotebookLMは、組織内の様々なソースから情報を収集し、統合します。
既存のマニュアル
提案書
社内FAQ（Notion）
直近の社内MTG
直近の社外MTGの議事録
直近のメール履歴
直近のSlackのチャット履歴
これにより、従来は散在していた情報が一元管理され、必要な情報へのアクセスが格段に容易になります。
また、データソースをGoogle Driveにすることでドキュメントを更新するだけで情報をアップデートできるようになっています。
2. 入力した情報をもとにした出力の作成
収集された情報は、NotebookLMによって集約されて文章を横断した出力を行う
メールやSlackなどの即時性が高い情報
提案書やマニュアル、FAQなどの堅牢性の高い情報
これらを掛け合わせて非構造化データから有用な知見が抽出され、組織の知識ベースに組み込まれます。
3. 継続的な学習と知識ベースの更新
Google NotebookLMはデータソースに記載されていない情報は記載されていないという反応を返してくれます。逆にいうと、そのような情報は社内のFAQやNotionなどに記載した方がいい情報となり、更新することで新たにGoogle NotebookLMから継続的に参照されるようになります。
世界征服の方法をきいても答えてくれませんでした。
4. 知識の標準化と共有促進
Google NotebookLMに参照されるデータベースが更新されると自動的にデータソースが更新されることになり、結果として知識が標準化され、自動的にノウハウが共有されるようになります。
導入効果
ここからは自社用にカスタマイズしたNotebookLMが出力した結果の例をClaude3と比較して何個か出させていただきます。
IM-DMPとは？
Claude3だと以下のような内容になるのに対して
かなり完璧に近い内容（というか、完璧）な内容を答えてくれるようになります。
お客様とのコミュニケーションで気をつけなくてはいけないこと
こういった一般的な内容はClaude3でもつくることができますが
社内で気をつけていることの具体例や専門用語の具体例などが出てくるのでよりわかりやすい内容になります。
メールできた内容への返答をする
Claude3も思いの外ちゃんと返してくれましたが
解像度がかなり高い回答を戻してくれました。
導入時の注意点
Google NotebookLMの導入を成功させるためには、以下の点に注意が必要です：
明確な目的設定：組織として何を達成したいのか、具体的な目標を設定する。
オープンなコミュニケーション：どこにも残っていないドキュメントは参考にできないので参照できる場所で会話をする。
情報の蓄積：即時性の高い情報を堅牢な情報に昇華させる。
利用者の制限：機密情報の取り扱いに関するポリシーを明確にする。
継続的な評価と改善：利用状況を定期的に評価し、必要に応じて改善を行う。
まとめ
Google NotebookLMは、社内ノウハウ共有の課題に対する画期的なソリューションです。NotebookLMの力を活用することで、散在する情報を統合し、必要な時に適切な形で提供することを可能にします。
ただ、仕組みだけではなく組織文化として知識共有を重視し、全員が積極的に参加する環境を作ることが重要です。
今後は、営業関連のドキュメントだけではなく社内規定や社内マニュアル、開発の問い合わせ内容など蓄積していきたいと考えています。さらなる AI 技術の発展により、より高度な知識管理と活用が可能になると予想されます。組織はこれらの技術をいち早く取り入れ、継続的な学習と改善を行うことで、常に最適な知識共有体制を維持していくことが求められます。